วิธีใช้คิวอาร์โค้ดบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน

 

คิวอาร์โค้ดเพื่อบันทึกเวลาเข้า-ออก

การลงเวลา หรือเช็คอินเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรม อาจเป็นมาตราการการเข้าทำงานที่สำคัญที่สุด เนื่องจาก เป็นการสื่อสารแบบตัวต่อตัวครั้งแรกกับพนักงาน ผู้เข้าร่วมประชุม หรือผู้เข้าร่วมกิจกรรม เป็นการสร้างความประทับใจแรกของงาน ที่จัดให้กับผู้เข้าร่วม และสร้างอารมณ์ให้กับงานทั้งหมด

ผู้เข้าร่วมในที่นี้ อาจจะเป็นนักเรียน พนักงาน ผู้ให้การสนับสนุน ผู้แทน วิทยากร ผู้แสดงสินค้า หรือลูกค้าวีไอพี ประเภทของผู้เข้าร่วมกิจกรรม หรือวาระของกิจกรรม จะมีขึ้นอยู่กับประเภท และวัตถุประสงค์ของงานที่จัดอย่างแท้จริง

 

ไม่ว่าผู้เข้าร่วมจะจัดงานเป็นจำนวนมาก และประเภทใด คิวยาวที่เคาน์เตอร์เช็คอินมักเป็นภาพที่ไม่พึงประสงค์สำหรับผู้เข้าร่วม แม้กระทั่ง สำหรับผู้จัดการกิจกรรม ความสับสนวุ่นวายของการต่อแถวยาว ๆ ควบคู่ไปกับตารางงานที่วุ่นวายของวันงานก็อาจทำให้ปวดประสาทได้

หลายเดือนของการวางแผนการจัดองค์กร และการตลาดใช้เวลาเพียงไม่กี่ชั่วโมงในวันงาน เห็นได้ชัดว่าผู้จัดการกิจกรรมจะคว้าโอกาสนี้เพื่อสร้างความประทับใจให้กับผู้เข้าร่วมงานโดยจุดเริ่มต้นเกิดขึ้นเมื่อเช็คอิน ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมอบประสบการณ์การเช็คอินที่น่าพึงพอใจ

ผู้จัดงานหรือผู้วางแผนเซสชั่นจะมั่นใจได้อย่างไรว่าจะได้รับประสบการณ์ดังกล่าว? พวกเขาสามารถทำได้โดยการใช้เทคโนโลยีล่าสุดของรหัส QR

 

การใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี 2D Barcode

ทุกวันนี้สมาร์ทโฟนทุกเครื่องสามารถสแกนคิวอาร์โค้ด ได้

เมื่องานที่จะจัดขึ้นมีขนาดใหญ่ เป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องรับผู้คนจำนวนมากผ่านประตูทางเข้าโดยไม่ต้องเสียเวลามากนัก ในสถานการณ์เช่นนี้ สิ่งที่ขาดไม่ได้คือการปรับใช้โซลูชั่นการเช็คอิน หรือการเข้างานที่รวดเร็ว

หนึ่งในโซลูชั่นดังกล่าว ที่จะบูรณาการเข้ากับชุดเครื่องมือการจัดการจัดงาน เพื่อประสบการณ์การเช็คอินที่รวดเร็ว และราบรื่นคือคิวอาร์โค้ด ถือได้ว่าเป็นบาร์โค้ด 2 มิติ คิวอาร์โค้ด มีช่องสี่เหลี่ยมสีดำที่จัดอยู่ในกล่องสี่เหลี่ยมบนพื้นหลังสีขาว โดยปกติจะสแกน หรืออ่านโดยเครื่องมือถ่ายภาพ เช่น เครื่องสแกนบาร์โค้ด กล้องของสมาร์ทโฟน หรือแอปฯ ต่างๆ บนโทรศัพท์มือถือ

คิวอาร์โค้ด ใช้เป็นสื่อในการนำผู้คนไปยัง URL ของเว็บได้ทันที แทนที่จะค้นหาและป้อนด้วยตนเอง ดังนั้น จะใช้ประโยชน์จากคิวอาร์โค้ด เพื่ออำนวยความสะดวกในการเช็คอินที่สถานที่จัดงานได้เร็วขึ้นได้อย่างไร?

เมื่อผู้เข้าร่วมงานลงทะเบียน เพื่อเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรม จะมีการแชร์คิวอาร์โค้ดที่แตกต่างกันให้กับพวกเขา การแชร์คิวอาร์โค้ดนี้ ทำได้ทั้งทางอีเมล หรือในบัตรเข้างานเอง ในวันงานเจ้าหน้าที่ที่อำนวยความสะดวกในการเช็คอิน เพียงแค่ใช้เครื่องสแกนคิวอาร์โค้ดซึ่งสามารถเป็นสมาร์ทโฟนได้

เมื่อผู้เข้าร่วมงานที่ลงทะเบียนมาที่สถานที่แล้ว พวกเขาควรแสดงคิวอาร์โค้ดเฉพาะ ให้กับเจ้าหน้าที่คนใดคนหนึ่งที่ทางเข้า จากนั้นเจ้าหน้าที่จะสแกนคิวอาร์โค้ด หลังจากนั้นผู้เข้าร่วมงานจะได้รับการตรวจสอบคิวอาร์โค้ดว่าถูกต้องตามรายละเอียดของการลงทะเบียน คิวอาร์โค้ดได้รับการยืนยันกับฐานข้อมูลของกิจกรรม

นี่คือวิธีที่คิวอาร์โค้ดช่วยในการเช็คอินสำหรับผู้เข้าร่วมงานที่ลงทะเบียนแล้ว เมื่อสแกนคิวอาร์โค้ดแล้วสามารถเตรียมบัตรผ่านประตูห รือป้ายกำกับ และพิมพ์ได้ทันที โดยปกติแล้วจะเป็นวิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพสำหรับผู้ที่จัดงานใหญ่ๆ เช่น คอนเสิร์ต และงานแสดงสินค้า เนื่องจากจะช่วยอำนวยความสะดวกในการเช็คอินที่รวดเร็ว และไม่ยุ่งยากสำหรับผู้เข้าร่วมงานหลายคน

 ประโยชน์ของการใช้คิวอาร์โค้ด สำหรับการเช็คอินและการติดตาม

ประโยชน์หลักของการใช้คิวอาร์โค้ดเพื่อติดตาม หรืออำนวยความสะดวกในการเช็คอินมีดังนี้:

• ประกอบและแยกชิ้นส่วนอย่างง่ายดาย: ทรัพยากร เช่น เงิน แรงงาน เครื่องเขียน และเวลาถูกใช้ไปอย่างมากในการตั้งค่า และจัดสรรการเข้าร่วมงาน และเคาน์เตอร์เช็คอิน ด้วยคิวอาร์โค้ด สิ่งเหล่านี้จะลดลงอย่างน้อยหนึ่งในสิบ ใช้เวลาเช็คอินน้อยลง และใช้พนักงานน้อยลงด้วย นอกจากนี้ยังใช้สมาร์ทโฟนเป็นเครื่องสแกนคิวอาร์โค้ดได้อย่างง่ายดาย ไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการจัดเตรียมแล็ปท็อป พนักงาน และเครื่องเขียน
• เตรียมการล่วงหน้าอย่างง่าย: เนื่องจาก เครื่องสแกนคิวอาร์โค้ดของสมาร์ทโฟนนั้นเรียบง่าย และใช้งานง่าย จึงไม่จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมพิเศษสำหรับเจ้าหน้าที่กิจกรรม ผู้จัดงานจะต้องทดสอบเครื่องสแกนที่เลือก ก่อนงานจะเริ่มเท่านั้น นอกจากนี้ ยังไม่จำเป็นต้องใช้แล็ปท็อปในการป้อนรายละเอียดการเข้าร่วม และยืนยัน
• คิวขยับเร็วขึ้น: เทคโนโลยีคิวอาร์โค้ด ใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาทีต่อผู้เข้าร่วมงานในการเช็คอิน รหัสนี้ทำหน้าที่เป็นบัตรผ่านที่ถูกต้องสำหรับทุกจุด ดังนั้นไม่ว่าผู้เข้าร่วมจะเลือกจุดเริ่มต้นใดกระบวนการจะรวดเร็ว และเรียบง่าย. 
• ไม่ต้องใช้ไฟ: โต๊ะสำหรับเข้างาน หรือลงชื่อเข้าใช้ ส่วนใหญ่ต้องการอินเทอร์เน็ตและไฟเพื่อให้แล็ปท็อปทำงานได้ดี ตอนนี้ไม่จำเป็น! เครื่องสแกนคิวอาร์โค้ดเช่นสมาร์ทโฟนสามารถสำรองไฟล่วงหน้าได้
• ไม่มีการทำซ้ำ: รายการที่ซ้ำกันอาจเป็นปัญหาในขณะที่จัดการกับฝูงชนจำนวนมากในงาน แม้จะมีการดูแลอย่างเต็มที่ แต่ผู้เข้าร่วมคนเดียวกันก็สามารถแสดงรายชื่อได้มากกว่าหนึ่งครั้ง อย่างไรก็ตามด้วยรหัส QR การทำซ้ำของผู้เข้าร่วมในรายการเช็คอินเป็นไปไม่ได้เนื่องจากแต่ละคนจะมีรหัส QR ที่ไม่ซ้ำกัน เมื่อสแกนแล้วพวกเขาจะแสดงสถานะการเช็คอินว่าเสร็จสิ้นหรือจะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดหากสแกนอีกครั้งตาม theeventscalendar.com
• ลดขยะกระดาษ: ใช่คิวอาร์โค้ด เป็นโซลูชั่นสีเขียวเช่นกัน รหัสเดียวสามารถให้บัตรผ่านประตู ซึ่งทำหน้าที่เป็นบัตรผ่านที่ถูกต้อง สำหรับการเข้าชมมุมต่างๆ ของสถานที่จัดงาน และเป็นคูปองอาหารกลางวัน ไม่จำเป็นต้องพิมพ์ป้าย และบัตรแยกกัน
• วิเคราะห์การติดตาม: ด้วยโต๊ะลงทะเบียนร่วมงานที่ล้าสมัย จึงไม่มีวิธีการที่เชื่อถือได้ในการทราบว่าผู้เข้าร่วมงานมาถึงเมื่อใด และพวกเขาจากไปเมื่อใด อย่างไรก็ตามรายละเอียดดังกล่าว จำเป็นสำหรับการติดตาม และวิเคราะห์เพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น พวกเขาจำเป็นต้องรู้ว่า เหตุการณ์ใดเกิดขึ้นสูงสุดใ นช่วงเวลาใด? จะทำอย่างไร เพื่อไม่ให้เหตุการณ์นี้เกิดขึ้นในงานครั้งต่อไป?
• ประหยัดเงิน: เมื่อพิจารณาถึงผลประโยชน์ดังกล่าวแล้ว จะช่วยประหยัดเงินผู้จัดงานได้อย่างแท้จริง ท้ายที่สุดการใช้คิวอาร์โค้ดจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดงานโดยรวม

 

คิวอาร์โค้ดสำหรับการติดตามทำงานอย่างไร?

เมื่อผู้เข้าร่วมงานสแกนคิวอาร์โค้ดที่พิมพ์ออกมา รายละเอียดของกิจกรรมจะปรากฏขึ้นซึ่งรวมถึงสถานที่จัดกิจกรรม การดำเนินการเช็คอิน และคำอธิบายกิจกรรม เช่น การประชุมประจำปี คอนเสิร์ตดนตรี หรือเวิร์กชอปของนักเรียน

ขึ้นอยู่กับตัวสร้างคิวอาร์โค้ดที่ใช้ มีสองตัวเลือกให้เลือก ขั้นแรกผู้เข้าร่วมงานจะถูกขอให้ป้อนชื่อ หรือหมายเลขประจำตัว และส่งข้อมูล

เมื่อส่งแล้ว การเช็คอิน หรือการเข้างาน จะได้รับการยืนยัน และอาจมีการบันทึกผู้เข้าร่วมงานไว้ใน Google Sheet ประการที่สอง ผู้ที่สแกนรหัสโดยตรงจะได้รับข้อความยืนยัน พร้อมกับรายละเอียดกิจกรรมด้านล่าง

นี่คือขั้นตอน ไม่ว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะเป็นนักเรียนในการประชุมเชิงปฏิบัติการ สมาชิกในทีมผู้ร่วมประชุม ผู้ได้รับมอบหมายในการประชุม หรือเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยในสถานที่จัดงาน

  

ใช้คิวอร์โค้ดสำหรับการติดตามและเช็คอินได้ที่ไหน

ต่อไปนี้คือแอปพลิเคชั่นคิวอาร์โค้ดที่ใช้งานได้จริงสำหรับการติดตามหรือเช็คอิน:

• ในสื่อการตลาดสิ่งพิมพ์: สำหรับงานกิจกรรมใด ๆ สื่อการตลาดสิ่งพิมพ์ใด ๆ จะใช้ได้เฉพาะในช่วงก่อนเหตุการณ์เท่านั้น นอกจากนี้ข้อมูลที่พิมพ์ออกมายังอาจไม่ถูกต้อง หากกิจกรรมล่าช้าไปสองสามชั่วโมง อย่างไรก็ตามด้วยการเพิ่มคิวอาร์โค้ด ติดตามการเข้าร่วมงานแบบไดนามิก เพื่อเปิดลิงก์ที่มีเนื้อหาเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา สื่อการตลาดเดียวที่จะดำเนินการได้ถูกต้อง และกระตุ้นการมีส่วนร่วม ผู้เข้าร่วมงานต้องนำใบปลิว หรือใบปลิวที่มีคิวอาร์โค้ดมาที่หน้างาน การสแกนรหัสดังกล่าวช่วยอำนวยความสะดวกในการเช็คอิน หรือกรอกข้อมูลการเข้างานได้ทันที ในกรณีที่เกิดความล่าช้าการสแกนรหัสดังกล่าว จะนำไปที่หน้ารายละเอียดกิจกรรมเพื่อแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบเกี่ยวกับเวลาเช็คอินล่าช้า เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงเวลาเริ่มต้นของกิจกรรม
• บนตั๋ว: หากจะออกตั๋วให้พิมพ์คิวอาร์โค้ด ติดตามการเข้าร่วมงาน ผู้ถือตั๋วแต่ละคนจะมีรหัสที่แตกต่างกัน เพื่อการติดตามว่าใครมาถึง และใครออกไป จะได้กลายเป็นเรื่องง่าย

การใช้คิวอาร์โค้ดเพื่อติดตาม

มีหลายหน่วยงานที่ใช้คิวอาร์โค้ด สำหรับการเช็คอิน หรือการเข้างานมีประโยชน์ และเป็นประโยชน์ต่อการกระตุ้นการมาทำงาน และประสิทธิภาพในการติดตาม กรณีการใช้งานดังกล่าวมีดังต่อไปนี้:

• เจ้าของบริษัท ที่ต้องการติดตามการมาทำงานของพนักงาน พนักงานพาร์ทไทม์ พนักงานว่าจ้างตามสัญญา ตามฤดูกาล หรือชั่วคราว เพื่อให้สามารถจ่ายเฉพาะชั่วโมงที่ทำงาน โดยวิเคราะห์จากทุกที่ และจากอุปกรณ์ใดก็ได้
• ร้านอาหารที่ต้องการติดตามกำหนดเวลาการทำงานของพนักงาน โดยการติดตามเวลาเข้า และออก
• สถาบันการศึกษา เช่น โรงเรียน และมหาวิทยาลัย เพื่อติดตามการเข้าเรียนของนักเรียน และสอนทางไกล
• ผู้ประกอบอาชีพอิสระใช้ในการติดตามชั่วโมงการทำงานรายเดือนของตัวเอง หรือทีมของเขา

พนักงานสแกนคิวอาร์โค้ดด้วย Weladee

Weladee เป็นระบบลงเวลา และ HRMS รวบรวมข้อมูลการเข้า-ออกงานของพนักงานในสถานที่ทำงาน พนักงานสามารถบันทึกเวลาเข้างานจากโทรศัพท์มือถือด้วยคิวอาร์โค้ด ง่ายๆ

ด้วยWeladee เมื่อผู้จัดการจะสแกนคิวอาร์โค้ด ที่พิมพ์อยู่บนบัตรพนักงานเพื่อตรวจสอบการเข้า / ออกในกรณีที่พนักงานไม่ได้เป็นเจ้าของสมาร์ทโฟน

หากพนักงานมีสมาร์ทโฟน เขาสามารถสแกนคิวอาร์โค้ดที่ปิดไว้ที่สถานที่ทำงานเพื่อบันทึกเวลาเข้า-ออก Weladee จะสแกนคิวอาร์โค้ด หากตำแหน่งทางภูมิศาสตร์บนโทรศัพท์มือถือของพนักงานตรงกับสถานที่ทำงานเท่านั้น

 

สรุป

การติดตามการเข้าร่วมงาน หรือการอำนวยความสะดวกในการเช็คอินผ่านคิวอาร์โค้ดนั้น มีส่วนร่วมอย่างแท้จริง และสะดวกสำหรับผู้เข้าร่วมงาน ไม่ว่าจะเป็น นักเรียนตัวแทนทางธุรกิจ ผู้สนับสนุนกิจกรรม พนักงาน หรือลูกค้าวีไอพี จัดสรรคิวอาร์โค้ดเหล่านี้ในขณะที่ลงทะเบียน หรือในขณะที่โปรโมตกิจกรรม เพื่อให้ผู้สนใจเข้าร่วมงานทราบเกี่ยวกับการเช็คอินด่วนซึ่งเป็นแรงจูงใจสำคัญในการเข้าร่วมกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง

This article in English: How to Use QR Codes for Attendance Tracking and Engagement?