Covid-19, เทคโนโลยีดิจิทัล และ งานบุคคล


เดาว่าพวกเราส่วนใหญ่ไม่สามารถเชื่อได้ว่าเราได้อยู่ร่วมกับ Covid-19 มาแล้วเป็นเวลา 9 เดือน และปี 2020 จะหมดไป หลังจากนั้นอีกหนึ่งไตรมาสธุรกิจ การระบาดใหญ่ส่งอิทธิพลอย่างมากต่อเราในหลาย ๆ มุมมอง (ไม่มีใครคาดคิดว่าเราจะไม่สามารถเดินทางท่องเที่ยวในช่วงวันหยุดได้ตลอดปี 2020) ด้วยการค้นพบไวรัสที่ไม่คาดคิดเราจึงถูกล้อมรอบไปด้วยความกลัว และกังวลว่าเมื่อใดที่ไวรัสจะหมดไปในตอนเริ่มต้น สื่อรายงานจำนวนผู้ติดเชื้อทุกวัน เรื่องนี้ค่อยๆ กลายเป็นหัวข้อระหว่างผู้คน และเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตของเรา

เพื่อลดจำนวนผู้ติดเชื้อไวรัสโคโรนาสายพันธุ์ใหม่ บางประเทศได้ดำเนินการปิดกั้น และกักกัน ซึ่งส่งผลกระทบต่อชีวิตประจำวัน และสถานการณ์การทำงานของผู้คนโดยตรง อย่างไรก็ตาม การปฏิบัติเหล่านี้ไม่สามารถนำไปใช้ได้อย่างไม่หยุดยั้ง ธุรกิจจะต้องดำเนินต่อไปตามปกติด้วยความยืดหยุ่น เนื่องจากจะได้รับความเสียหายมากขึ้น หากเราหยุดชั่วคราว และหยุดกิจกรรมทั้งหมด บริษัทต่างๆ ตัดสินใจ และดำเนินแผนฉุกเฉิน เช่น การทำงานจากที่บ้านสำหรับพนักงาน เราตรวจสอบสถานการณ์ของไวรัสมาระยะหนึ่งแล้ว และในที่สุดก็ยอมรับความจริงที่ว่า การระบาดจะไม่หายไปในไม่ช้า หากไม่ได้รับวัคซีน ดังนั้น พวกเราทุกคนกำลังก้าวไปสู่ขั้นตอนใหม่ที่เรียกว่า “New Normal” พื้นที่เล็กๆ ภายในบ้านจะกลายเป็นพื้นที่ทำงาน ในช่วงเวลาทำงานจากที่บ้าน ทันใดนั้นเด็กๆ ก็ปรากฏตัวในเว็บแคมของคุณระหว่างการประชุมออนไลน์ และทักทายเพื่อนร่วมงานของคุณ ก็จะไม่ใช่เรื่องใหม่อีกต่อไปเช่นกัน (แน่นอนว่าคุณยังคงต้องหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ และอธิบายให้ลูกฟังว่าพวกเขาควรทำอย่างไรเมื่อคุณมีการประชุม)

ไม่ต้องสงสัยเลยว่า ความต้องการเทคโนโลยีสำหรับแต่ละอุตสาหกรรมเพิ่มขึ้น เราคุ้นเคยกับการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานทุกวัน โดยใช้แอปพลิเคชั่นการประชุม เช่น Zoom และ Google Meet ในช่วงระยะเวลาการทำงานระยะไกล พนักงานจะใช้สมาร์ทโฟนโดยใช้ระบบ HR เอกสารทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในแอปฯ การจัดการเอกสาร และพนักงานสามารถแชร์ และเรียกดูเอกสารที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย เนื่องจาก บริษัท ต่างๆประสบความสำคัญของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล เนื่องจากอิทธิพลของ Covid-19 พวกเขาจึงเข้าใจดีว่าความจำเป็นของการทำให้เป็นดิจิทัล และการทำให้ธุรกิจเป็นดิจิทัลมีประโยชน์ต่อการดำเนินงานอย่างไร เนื่องจากการสิ้นสุดของการแพร่ระบาดจะไม่ทำให้แนวโน้ม และเทคโนโลยีที่เราลงทุนไปหยุดชะงักลง แต่จะกระตุ้นให้พวกเขาปรับเปลี่ยนธุรกิจให้เป็นดิจิทัลอย่างมุ่งมั่น

 

HR ควรทำอะไรระหว่าง Covid-19?

ตามที่กล่าวมาข้างต้น บริษัทต่างๆ ต้องออกแบบ และดำเนินการตามแผนฉุกเฉินสำหรับธุรกิจ ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลทำหน้าที่เป็นผู้มีบทบาทสำคัญในการช่วยเหลือธุรกิจให้ดำเนินไปได้ตามปกติ ข้อมูลเชิงลึกจำนวนมากได้รับการแนะนำ และเสนอโดยองค์กรทรัพยากรบุคคลจำนวนมาก ฟร้อนท์แวร์เลือกกลยุทธ์ 5 อันดับแรกที่เราคิดว่ามีความสำคัญสำหรับงานบุคคล จากประสบการณ์ของเรากับ Weladee

1. สร้าง และเปิดใช้งานทีมตอบสนองเหตุฉุกเฉิน

  • ฝ่ายบุคคลควรมีส่วนร่วมในทีมตอบสนองเหตุฉุกเฉิน ทีมควรให้แนวทางในการใช้แผนฉุกเฉินรวบรว มและแบ่งปันคำถาม และข้อกังวลของพนักงาน และลูกค้า
  • แจ้งให้พนักงานทราบเกี่ยวกับนโยบายที่แก้ไข

 2. ตัดสินใจว่าใครควรทำงานนอกสถานที่ หรือจากระยะไกล

  • ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรตัดสินใจว่า ใครควรทำงานนอกสถานที่ และทำงานจากระยะไกล เพื่อหลีกเลี่ยงการแพร่กระจายภายในสำนักงาน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจพิจารณาว่าการติดเชื้อที่อาจเกิดขึ้น ควรทำงานจากระยะไกลเป็นเวลา 14 วัน
  • รายงานอย่างใกล้ชิดกับทีมฉุกเฉินและฝ่ายบริหารด้วยข้อมูลที่โปร่งใส

 3. ใช้กลยุทธ์การทำงานระยะไกล

  • หากต้องทำงานจากระยะไกล  ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรทำงานร่วมกับไอที เพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนไปใช้สถานการณ์ “การทำงานระยะไกล” เป็นไปอย่างราบรื่น
  • สร้าง และแบ่งปันคำแนะนำฉบับย่อสำหรับหัวหน้างาน และพนักงาน พร้อมแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานจากระยะไกล

 4. พิจารณาใบลาและนโยบายอีกครั้ง

  • กำหนด และปรับเปลี่ยนนโยบาย การควบคุม และการปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ของ Covid-19
  • อัปเดต และสื่อสารกับพนักงานเกี่ยวกับการแก้ไขด้วยความโปร่งใส

5. ดูแลสุขภาพ และความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน

  • ทั้งสุขภาพ และความเป็นอยู่ที่ดีอาจส่งผลต่อประสิทธิผลของพนักงานโดยตรง ช่วยให้พวกเขาหลุดพ้นจากความวิตกกังวลในการเผชิญกับ Covid-19
  • อัปเดตข่าวสารของแผนประกัน และทำให้พนักงานรู้สึกปลอดภัยโดยแจ้งให้พวกเขารับทราบถึงสิทธิ์ของตน

 

ความสำคัญของการใช้เทคโนโลยีในงานบุคคล

1. การนำ New Normal มาใช้

ภายใต้อิทธิพลของ COVID-19 การบริหารทรัพยากรบุคคลไม่สามารถดำเนินการในรูปแบบเดิมๆ เช่น การคำนวณค่าจ้าง และการจัดการบุคลากรภายในสำนักงาน ด้วยการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีปัญหาด้านทรัพยากรบุคคล เช่น การคำนวณค่าจ้างจะสามารถดำเนินการได้ในช่วงระยะเวลาการทำงานระยะไกล ด้วยเทคโนโลยีคลาวด์ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลใช้ในการคำนวณค่าจ้างในสำนักงาน และต้องตรวจสอบสภาพของพนักงานแต่ละคน ก่อนที่จะแจกจ่ายสลิปเงินเดือนให้กับพนักงานด้วยตนเอง ปัจจุบันฝ่ายทรัพยากรบุคคล สามารถทำงานที่บ้านได้เนื่องจากเทคโนโลยีคลาวด์สนับสนุนให้ดึงข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคล และทำงานภายในระบบให้เสร็จสมบูรณ์ สามารถหลีกเลี่ยงการสัมผัสทางกายภาพได้ เนื่องจากไม่มีกระดาษสลิปเงินเดือนอีกต่อไป พนักงานสามารถดาวน์โหลด e-payslip ได้ในแพลตฟอร์มบริการตนเอง ระบบอาจแจกจ่าย e-payslip ให้กับพนักงานทางอีเมล สิ่งเหล่านี้ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับทั้งพนักงาน และฝ่ายทรัพยากรบุคคล และเร่งเวลาที่จำเป็นสำหรับพนักงานในการปรับใช้นโยบาย และแนวปฏิบัติใหม่ของบริษัท ในช่วง Covid-19


ประชุมแบบ New normal


2. ประสิทธิภาพ 

เทคโนโลยีด้านทรัพยากรบุคคลส่วนใหญ่ ช่วยลดภาระด้านทรัพยากรบุคคล ระบบอัตโนมัติโดยการทำให้เป็นดิจิทัล ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ และประสิทธิผลของแผนกทรัพยากรบุคคล ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ไม่จำเป็นต้องทำงานธุรการ และทำงานให้เสร็จสิ้นด้วยตนเองอีกต่อไปตัวอย่างเช่น เทมเพลตเอกสารมีไว้เพื่อให้ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ดำเนินการเพิ่มเติม หรือเพื่อแจ้งข่าวให้พนักงานทราบ ใช้การศึกษาข้อมูลประชากรของบริษัท เป็นตัวอย่าง ฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่จำเป็นต้องสร้างรายงานด้วยตนเองด้วย เครื่องมือวิเคราะห์ธุรกิจซึ่งสามารถสร้างรายงานด้านทรัพยากรบุคคลได้โดยอัตโนมัติ ดังนั้น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่ประเด็นด้านทรัพยากรบุคคลอื่นๆ เช่น การเพิ่มพูนประสบการณ์ของพนักงาน และการทบทวนนโยบายของบริษัท

3. ความแม่นยำ

การใช้เทคโนโลยี เช่น การลงเวลาของ Weladee ทำให้มั่นใจได้ถึงความแม่นยำของงานทรัพยากรบุคคล เป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะมีข้อผิดพลาดเล็กน้อยในงานที่ต้องทำด้วยตนเอง และเราต้องหาวิธีการเพื่อรับรองความถูกต้อง เทคโนโลยีช่วยให้เราขจัดข้อผิดพลาดในการคำนวณ มันทำหน้าที่เป็นความไว้วางใจเดียวของข้อมูลเช่นกัน ตัวอย่างเช่นการประมวลผลของแอปพลิเคชั่นการลางาน และอาจจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนมากมายเนื่องจากการทำงานจากที่บ้าน และ Covid-19 ตามลำดับ พนักงานอาจต้องการยกเลิกการลางาน เนื่องจากการยกเลิกการลา อาจส่งผลต่อการคำนวณค่าจ้าง HR จึงต้องใช้เวลามากในการคำนวณค่าจ้างใหม่ด้วยตนเอง หากพวกเขาไม่ใช้โซลูชั่นด้านทรัพยากรบุคคลใดๆ ซึ่งเป็นการยากที่จะรับรองความถูกต้อง นอกจากนี้ การแก้ไขการลาที่ซับซ้อนของพนักงาน อาจส่งผลให้เกิดความสับสน เนื่องจากข้อมูลกระจัดกระจาย และสร้างความสับสนให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีสถานะการลาที่อัปเดต และการคำนวณค่าจ้าง

4. การปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านงานบุคคล

เทคโนโลยีด้านทรัพยากรบุคคลสามารถใช้เป็นเครื่องป้องกันสำหรับผู้ปฏิบัติงานด้านทรัพยากรบุคคล เนื่องจากเทคโนโลยีเหล่านี้ส่วนใหญ่ได้รับการอัปเดตด้วยกฎหมายล่าสุดของพนักงาน เช่น กฎหมายในการคำนวณค่าจ้าง และการให้สิทธิ์ ด้วยข้อดีเหล่านี้ ที่นำมาโดยเทคโนโลยีด้านทรัพยากรบุคคล ทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการละเมิดกฎหมาย และกฎหมายจะไม่ได้รับการปรับปรุง แบ่งปันความรับผิดชอบของฝ่ายทรัพยากรบุคคลและปล่อยให้พวกเขาพึ่งพาเทคโนโลยีด้านทรัพยากรบุคคล นอกจากนี้ บริษัท จะไม่ตกอยู่ในสถานะที่เปราะบางเนื่องจากการละเมิดกฎหมาย ปกป้อง บริษัท จากผลกระทบที่ไม่จำเป็น

 

บทความที่เกี่ยวข้อง: คุณสมบัติการทำงานจากที่บ้านที่พัฒนาใน HRMS


This article in English: Covid-19, Digitalisation and HR

ความคิดเห็น

โพสต์ยอดนิยมจากบล็อกนี้

4 เคล็ดลับสำหรับ HR ในการตอบสนองคำขอ WFH ของพนักงาน

ปัจจัยแบรดฟอร์ดในการวัดการขาดงาน

คุณสมบัติการทำงานจากที่บ้านที่พัฒนาใน HRMS