วิธีการเขียนนโยบายการทำงานของพนักงานที่ยุติธรรมสำหรับทุกคน

 

มาถึงที่ทำงานล่าช้า

 

เหลือเวลาไม่กี่นาที? หลับผ่านนาฬิกาปลุก? ติดขัดในการจราจร? มันเกิดขึ้นกับทุกคน ในความเป็นจริงคนงานมากกว่า 1 ใน 4 ยอมรับว่ามาทำงานสายอย่างน้อยเดือนละครั้ง

แต่เมื่อพูดถึงการมาทำงานของพนักงาน แม้แต่เรื่องเล็กน้อยก็สามารถเริ่มเพิ่มขึ้นได้ การสูญเสียผลผลิตที่เชื่อมโยงกับการขาดงานมีมูลค่าหลายพันล้านต่อปี แม้ว่าอาจจะเป็นการขาดงานโดยไม่คาดคิดเดือนละครั้ง หรือกะงานที่พลาด แต่การมาทำงานของพนักงานแต่ละคนอาจมีผลกระทบอย่างมากต่อผลกำไรของคุณ

 

 

ป้อนนโยบายการทำงานของพนักงาน

นโยบายการทำงานของพนักงาน คือชุดกฎระเบียบที่ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ลดการขาดงาน และกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน และสอดคล้องกันสำหรับพนักงาน

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากที่ไม่มีแผนกทรัพยากรบุคคลที่เป็นทางการ นโยบายการทำงานของพนักงานอาจดูเป็นทางการเล็กน้อย ทุกคนควรตระหนักถึงความรับผิดชอบของตนใช่หรือไม่? อย่างแน่นอน แต่เมื่อธุรกิจของคุณเริ่มขยายขนาด หรือคุณรับคนงานมากขึ้นในช่วงเทศกาลที่วุ่นวาย นโยบายการทำงานของพนักงานที่เป็นธรรมเป็นสิ่งสำคัญในการปกป้องทั้งคุณ และพนักงานของคุณ และทำให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับที่จะช่วยคุณสร้างนโยบายการเข้าทำงาน:

 

1. คำนึงถึงวัฒนธรรมการทำงานในปัจจุบันของคุณ

มีโอกาสที่คุณจะพัฒนานโยบายการทำงานของพนักงานเพื่อใช้ในการแก้ไขปัญหาการเข้างานที่กำลังดำเนินอยู่ พนักงานของคุณอาจมีความหละหลวมในการมาแสดงตัวตรงเวลา ลืมโทรเข้าจนกะงานของเขาเริ่มไปแล้ว หรือละเลยการปฏิบัติตามนโยบายการทำงาน อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่านโยบายการทำงานจะไม่เปลี่ยนพฤติกรรมของพนักงานในชั่วข้ามคืน และอาจต้องมีการเปลี่ยนแปลงพื้นฐานในวัฒนธรรมของบริษัท

ถูกต้อง - การทำงานของพนักงานเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมบริษัทของคุณ และไม่ว่าพนักงานธุรกิจของคุณจะห้าคน หรือห้าสิบคน วิธีที่คุณมีปฏิสัมพันธ์ร่วมกันจะหล่อหลอมวัฒนธรรม และวิธีการทำงานของทีมของคุณ วัฒนธรรมของคุณประกอบด้วยค่านิยมบรรทัดฐาน ระบบสัญลักษณ์ ภาษา สมมติฐาน ความเชื่อ และนิสัย เช่น ความถี่ที่พนักงานของคุณมาทำงานตรงเวลา

ดังนั้น ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนนโยบายการทำงาน โปรดพูดคุยกับผู้จัดการของคุณ และหัวหน้ากะงาน เกี่ยวกับแนวทาง และความคาดหวังในการมาทำงานของพนักงานในปัจจุบัน หากหัวหน้ากะงานคนหนึ่งเริ่มต้นทำงานช้า และคาดหวังว่าทุกคนจะอยู่ทำงานในชั่วโมงนั้นพนักงานมาทำงานในช่วงกะทำงานที่ช้า อาจไม่เห็นปัญหาในการทำงานช้ากว่า 5 นาที เมื่อเทียบกับพนักงานที่ทำงานทันทีที่มาถึงในตอนเช้า มีพื้นฐานในปัจจุบัน หรือความคาดหวังร่วมกันหรือไม่ หรือแนวทางในการมาทำงานของพนักงานแตกต่างกันไปในกะงาน และผู้จัดการ?

นอกจากนี้ ยังอาจมีปัจจัยทางวัฒนธรรมอื่นๆ ที่ส่งผลกระทบต่อการเข้าร่วมของพนักงาน: หากพนักงานของคุณหลายคนมีครอบครัว และเด็กเล็ก พวกเขาก็มีแนวโน้มที่จะต้องเล่นปาหี่ในกรณีฉุกเฉิน หรือการขาดงานเพื่อครอบครัว และไม่ทนต่อนโยบายการมาทำงานจะทำให้พวกเขาไม่อยู่ทำงาน หรือพนักงานพาร์ทไทม์ภาคฤดูร้อนคนใหม่ของคุณ อาจจะเข้ามาทันทีหลังเลิกเรียนในช่วงสองสามสัปดาห์ข้างหน้า และไม่สามารถทำได้เนื่องจากการจราจรติดขัด การมาทำงานอาจเป็นอาการของพฤติกรรมการจัดตารางเวลาในที่ทำงานของคุณ

วัฒนธรรมองค์กรของคุณมีลักษณะเฉพาะเช่นเดียวกับพนักงานของคุณ และแม้ว่านโยบายการมาทำงานจะไม่สามารถอธิบายสถานการณ์ที่ไม่เหมือนใครได้ แต่ก็ควรอยู่บนพื้นฐานของความเป็นจริง และสร้างความคาดหวังที่เป็นจริงให้กับพนักงานของคุณ

2. ทำสิ่งต่างๆ ให้เรียบง่าย

บนกระดาษ นโยบายการมาทำงานฟังดูตรงไปตรงมา การไม่ปรากฏตัวในการทำงาน คือการขาดงาน และทุกคนต้องอยู่ที่ทำงานเพื่อให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้ แต่การ “ไม่อยู่” แตกต่างจาก “การไม่ปรากฏตัว” หรือไม่? แตกต่างจาก "การมาสาย" หรือไม่? จะเกิดอะไรขึ้นถ้าพนักงานมาช้าไปหนึ่งชั่วโมง เทียบกับสาย 5 นาที? พวกเขาได้รับการปฏิบัติเหมือนกันหรือไม่?

นโยบายการมาทำงานของพนักงานสามารถเริ่มไม่เป็นผล ส่งผลให้เอกสารขนาดเข้าเล่มอ่านยาก และจำได้ยากขึ้น แทนที่จะเป็นไปตามสถานการณ์ ให้ยึดติดกับหัวข้อการทำงานของพนักงานทั่วไป และกำหนดความคาดหวังสำหรับพวกเขาด้วยภาษาธรรมดาที่ทุกคนเข้าใจได้เช่น การขาดงาน การขาดงานที่ไม่ได้แจ้งล่วงหน้า การมาสาย ไม่มาทำงาน และวันที่ป่วย

• การขาดงาน: ผู้จัดการได้รับแจ้งจากพนักงานล่วงหน้า X วัน / สัปดาห์ว่าพนักงานจะขาดงาน”
• การขาดงานที่ไม่ได้แจ้งล่วงหน้า: ผู้จัดการจะได้รับแจ้งจากพนักงานล่วงหน้า X ชั่วโมงว่าพนักงานจะขาดงาน เนื่องจากเหตุฉุกเฉิน หรือเหตุไม่คาดคิดอื่นๆ”
• การมาสาย: พนักงานจะปรากฏขึ้นอย่างน้อย X นาทีหลังจากเริ่มงาน”
• ไม่ปรากฏตัว: พนักงานล้มเหลวในการเข้าทำงานโดยไม่แจ้งให้ผู้บริหารทราบ”
• วันที่ป่วย: พนักงานขาดงานเนื่องจากความเจ็บป่วย"

หมายเหตุ: เหตุใดจึงแยก "วันป่วย" ออกจาก "ขาดงาน" อาจฟังดูขัดกัน แต่การสร้างหมวดหมู่แยกต่างหาก สำหรับวันที่ป่วยสามารถช่วยขวัญกำลังใจของพนักงาน และผลกำไรของคุณได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณอยู่ในอุตสาหกรรมบริการอาหาร

คาดว่าผู้ดูแลด้านอาหารที่ป่วยมีส่วนรับผิดชอบต่อการระบาดของโนโรไวรัสถึง 53% ซึ่งนำไปสู่การเจ็บป่วยของพนักงานมากขึ้น และขาดงานมากขึ้น พิจารณาสร้างหมวดหมู่วันป่วยแยกต่างหากในนโยบายการเข้างานของคุณเพื่อให้คุณ และพนักงานมีสุขภาพที่แข็งแรงและพนักงานที่ป่วยจะไม่เข้ามาทำงานเพื่อหลีกเลี่ยงการหยุดงานที่ไม่ได้กำหนดตารางเวลาที่ร้ายแรงกว่าในบันทึกการปฏิบัติงานของพวกเขา ในบางรัฐการลาป่วยแยกต่างหากอาจเป็นกฎหมายเช่นกัน

ไม่ว่าคุณจะเลือกหมวดหมู่การเข้างานแบบใดคำจำกัดความของพวกเขาควรมีความหมายเหมือนกันสำหรับพนักงานทุกคน และตรงตามวัตถุประสงค์ให้มากที่สุด ผู้จัดการควรสามารถแยกความแตกต่างระหว่างการขาดงานจากการมาสาย และพนักงานควรเข้าใจได้ง่ายว่าพฤติกรรมของพวกเขาอยู่ภายใต้นโยบายการทำงาน

สร้างตารางการทำงานในไม่กี่นาที สื่อสารกับพนักงาน และจัดการกับการเปลี่ยนแปลงกำหนดการได้อย่างง่ายดายด้วย When I Work

3. รวมการดำเนินการทางวินัยที่เป็นจริงสำหรับแต่ละสถานการณ์

เมื่อคุณได้กำหนดหมวดหมู่นโยบายการทำงานแล้ว ก็ได้เวลากำหนดสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป เพื่อให้นโยบายการทำงานมีความยุติธรรม สิ่งสำคัญ คือการลงโทษทางวินัยไม่ได้ขึ้นอยู่กับความเชื่อส่วนบุคคล หรือความคาดหวังของแต่ละบุคคลเท่านั้น เป็นเรื่องไม่ยุติธรรมสำหรับพนักงานที่ดีที่จะออกนโยบายการไม่มาทำงานโดยเด็ดขาด “เพียงเพราะว่า” และในขณะที่คุณอาจรู้สึกว่าการทำงานช้าไปห้านาทีหรือสามสิบนาทีนั้นเป็นพฤติกรรมของพนักงานที่ไม่สามารถยอมรับได้ในระดับเดียวกัน แต่ผลกระทบที่แท้จริงต่อธุรกิจของคุณอาจไม่เท่ากัน

ลองพิจารณาสองสิ่งแทน: ผลกระทบของพฤติกรรมการมาทำงานที่แตกต่างกันในปัจจุบันที่มีต่อธุรกิจของคุณ และค่าเฉลี่ยการเข้างานสำหรับอุตสาหกรรมของคุณ

เมื่อคุณทำการเปรียบเทียบได้แล้วให้ผูกองค์ประกอบทางวินัยของนโยบายการทำงานเข้ากับผลกระทบทางธุรกิจ หากทุกนาทีมีค่าในกะงาน 30 นาทีอาจมีผลกระทบเช่นเดียวกับการขาดงาน หากพนักงานต้องพลาดงานโดยไม่คาดคิ ดและไม่สามารถกรอกข้อมูลได้การขาดงานของพวกเขาอาจมีความรุนแรงเช่นเดียวกับการไม่มาปรากฏตัว ในกรณีนี้นโยบายการทำงานของคุณอาจระบุได้:

• “การมาสาย: พนักงานจะปรากฏตัวอย่างน้อย 5 นาที หลังจากเริ่มกะงานที่กำหนดไว้”
• หากพนักงานมาแสดงตัวช้ากว่า 30 นาทีหลังจากเวลาเริ่มกะ การมาช้าจะถูกนับเป็น "ไม่มาปรากฏตัว"
• ถ้ามาสายเกิน 3 ครั้ง พนักงานจะต้องถูกลงโทษทางวินัย
• “การขาดงานที่ไม่ได้แจ้งล่วงหน้า: ผู้จัดการจะได้รับแจ้งจากพนักงานล่วงหน้า X ชั่วโมงว่าพนักงานจะขาดงาน เนื่องจากเหตุฉุกเฉิน หรือเหตุไม่คาดคิดอื่นๆ ”
• พนักงานมีหน้าที่ในการแจ้งหัวหน้างาน และทำงานทดแทน หากพนักงานไม่สามารถทำงานทดแทนได้ การขาดงานจะถูกนับเป็น“ ไม่มาปรากฏตัว”
• หลังจากขาดงานแบบไม่แจ้งล่วงหน้า 3 ครั้ง พนักงานจะถูกลงโทษทางวินัย
• 
  

4. ให้พนักงานรับทราบ

เมื่อคุณได้ร่างนโยบายการทำงานฉบับร่างแรกแล้ว ก็ถึงเวลาทบทวนขั้นตอน # 1 อีกครั้ง: แชร์กับพนักงานและให้พวกเขาเห็นด้วย ขึ้นอยู่กับขนาดของทีมของคุณ คุณอาจต้องการเฉพาะหัวหน้า หรือให้โอกาสพนักงานทุกคนในการเพิ่มข้อมูล ใครรู้สึกว่าบางหมวดหมู่ไม่สมจริง? ดูเหมือนมีวัตถุประสงค์หรือไม่?

นโยบายการเข้างานมีขึ้นเพื่อช่วยให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นในแต่ละวัน ไม่ก่อให้เกิดความวุ่นวายมากขึ้น แม้ว่าอาจมีการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงอยู่บ้าง (โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไม่มีนโยบายที่เป็นทางการอยู่แล้ว) การเข้างานที่ดีควรเป็นความพยายามของทีม และเป็นวิธีที่ช่วยให้ทุกคนทำงานได้ดีขึ้น หากพนักงานของคุณมีปฏิกิริยาไม่ดีในทันที รู้สึกถูกเรียกออก หรือคิดว่ามาตรการทางวินัยใดๆ ที่ก้าวร้าวเกินไป ให้รับฟังความคิดเห็นของพวกเขา ให้ความสนใจกับคำตอบที่คล้ายกัน หากมีพนักงานมากกว่าหนึ่งคนคิดว่าคุณควรมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในบางด้าน ให้ดูว่าคุณสามารถประนีประนอมได้หรือไม่ และกลับไปที่กระดานวาดภาพด้วยกัน

ที่สำคัญการรวมคำติชมของพนักงานเข้ากับนโยบายการเข้างานของคุณ ยังช่วยเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ เมื่อถูกถามว่าอะไรเป็นแรงจูงใจให้พวกเขาก้าวไปไกลกว่านั้นในการทำงานพนักงานจะจัดอันดับ "ความสนิทสนมกันและแรงจูงใจจากเพื่อนร่วมงาน" เป็นอันดับแรก พบว่าคนรอบข้าง ไม่ใช่เงินเป็นสาเหตุหลักที่มีอิทธิพลต่อการปฏิบัติงาน และพฤติกรรมของพนักงาน การรู้จักเพื่อนร่วมงานไม่ใช่แค่ผู้จัดการเท่านั้น ที่ช่วยพัฒนานโยบายการทำงานสามารถช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างยาวนาน และรักษาความรับผิดชอบซึ่งกันและกัน

5. ปฏิบัติต่อผู้อื่นในแบบที่คุณต้องการได้รับการปฏิบัติ

ในตอนท้ายของวัน นโยบายการทำงานของพนักงานที่เป็นธรรม ควรเป็นนโยบายที่คุณพึงพอใจที่จะทำงานภายใต้ตัวคุณเอง อย่าอายที่จะตอบคำถามยากๆ : คุณมาทำงานช้ากว่าที่วางแผนไว้บ่อยแค่ไหน? คุณสามารถแจ้งล่วงหน้า และแจ้งให้พนักงานทราบว่าคุณจะมาไม่ถึงตามเวลาตามนโยบายได้หรือไม่? มีกี่เหตุฉุกเฉินที่ดึงคุณออกจากงานตลอดทั้งสัปดาห์? คุณสามารถแจ้งทีมของคุณล่วงหน้าหนึ่งสัปดาห์ได้เสมอ ว่าคุณจะต้องไม่อยู่ที่สำนักงานหนึ่งวันหรือไม่?

ในขณะที่คุณวางนโยบายการทำงานของพนักงานใหม่ อย่าลืมปัจจัยที่สำคัญที่สุด นั่นคือการเอาใจใส่ หากคุณปฏิบัติตามนโยบายการทำงานธุรกิจของคุณไม่ได้ ก็ไม่ยุติธรรมที่จะคาดหวังให้พนักงานของคุณทำเช่นนั้น และแม้ว่าการขาดงานของพนักงาน และการเข้างานที่ไม่ดีอาจเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิด แต่ก็ไม่สามารถคาดการณ์กรณีฉุกเฉินได้ บางครั้งสิ่งที่ไม่คาดคิดก็เกิดขึ้น ไม่ว่าคุณจะวางแผนไว้ดีแค่ไหนก็ตาม นาฬิกาปลุกไม่ดับ การจราจรแย่กว่าปกติ คนเลี้ยงโทรมาด้วยอาการป่วย คุณไม่พบกุญแจของคุณ คุณพบข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นในที่ทำงาน

ตามหลักการแล้ว นโยบายการทำงานของพนักงานที่เป็นธรรม อนุญาตให้มีความยืดหยุ่นบางส่วน - ภายในเหตุผล ในขณะที่คุณสร้างนโยบาย คุณสามารถกำหนดระดับความจริงจังที่แตกต่างกันได้ ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมในที่ทำงานของคุณ และสิ่งที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ การขาดงานทั้งหมด (และไม่ใช่นโยบายการเข้าร่วมทั้งหมด) จะเท่าเทียมกัน แต่นโยบายที่เป็นธรรมจะสร้างมาตรฐานในการติดตามผลการปฏิบัติงาน และตอกย้ำค่านิยมในที่ทำงานที่สำคัญที่สุดประการหนึ่ง นั่นคือการเคารพซึ่งกันและกัน และเวลาของกันและกัน

กำลังมองหาวิธีง่ายๆ อีกวิธีหนึ่ง ในการรักษาความยุติธรรมให้กับพนักงานของคุณหรือไม่? นาฬิกาบอกเวลาของพนักงานช่วยลดการปัดเศษ และความผิดพลาดของมนุษย์ ในขณะที่ปลูกฝังความยุติธรรมในที่ทำงาน ลอง Weladee เป็นแอปพลิเคชั่นลงเวลาที่ง่าย ที่ออกแบบในประเทศไทย เพื่อรับข้อมูลเวลาของพนักงานที่ถูกต้อง

This article in English: How to Write an Employee Attendance Policy that’s Fair to Everyone