ลดการทำงานล่วงเวลาของพนักงาน

ลดการทำงานล่วงเวลาของพนักงาน


การทำงานล่วงเวลา


ค่าล่วงเวลามีราคาสูงสำหรับธุรกิจ บ่อยครั้งที่คุณรู้สึกได้ว่าเป็นทางเลือกเดียวของคุณ แต่การทำงานล่วงเวลาไม่จำเป็นต้องใช้ส่วนต่างกำไรของคุณ แม้ว่าความต้องการจะสูงและงบประมาณต่ำ แต่นี่คือแปดวิธีง่ายๆในการลดการทำงานล่วงเวลา


1. การทำงานล่วงเวลาถือว่าเป็นข้อยกเว้นไม่ใช่กฎ

วัฒนธรรมองค์กรเริ่มต้นจากฝ่ายบริหาร หากคุณถือว่าการทำงานล่วงเวลาเสมือนกับชั่วโมงทำงานปกติอื่นๆ และเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการทำธุรกิจ พนักงานของคุณก็จะทำเช่นเดียวกัน แต่ควรถือว่าการทำงานล่วงเวลาเป็นทางเลือกสุดท้ายไม่ใช่ทางเลือกแรก

การเปลี่ยน“ วัฒนธรรมการทำงานล่วงเวลา” อาจเป็นเรื่องท้าทายสำหรับพนักงานที่เคยชินกับการทำงานและรับค่าล่วงเวลา แต่สำหรับธุรกิจของคุณโดยรวมแล้ววัฒนธรรมการทำงานล่วงเวลามักจะควบคู่ไปกับวัฒนธรรมการปลดพนักงานและความเหนื่อยหน่ายของพนักงาน

หากพนักงานของคุณเคยชินกับการทำงานนานขึ้น หรือทำงานช้า ก็ถึงเวลาพูดคุยกับทีมของคุณและพิจารณาค่านิยมขององค์กรให้ละเอียดยิ่งขึ้น

 

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณมีอุปกรณ์และทรัพยากรที่เหมาะสม

การเรียนรู้วิธีลดการทำงานล่วงเวลา เป็นเรื่องของการใช้เวลาทำงานของพนักงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด - ทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้นไม่ใช่นานขึ้น- มีงานที่ต้องใช้เอกสารจำนวนมากที่กินเวลาทำงานของพนักงานตลอดทั้งวัน โดยเฉลี่ยพนักงานใช้เวลามากกว่าหนึ่งในสี่ของวัน ในการอ่าน และตอบอีเมลเพียงอย่างเดียว ใช้ HRMS เช่น Weladee เพื่อประหยัดเวลาให้กับพนักงานของคุณได้มาก

หากงานประจำวันกินเวลาของทีมคุณมาก ให้หาวิธีทำให้งานเหล่านี้เป็นแบบอัตโนมัติหรือทำให้ง่ายขึ้น แทนที่จะจัดการประชุมประจำวันใ ห้ใช้บอร์ดโครงการออนไลน์ที่ทุกคนสามารถตรวจสอบสถานะของโครงการ และงานที่ได้รับมอบหมายได้ เครื่องมือวางแผนโครงการเช่น Trello นั้นใช้งานง่าย และมักจะฟรี ขึ้นอยู่กับขนาดของทีมของคุณ

ด้วยการใช้อีเมลอัตโนมัติ และสร้างแคมเปญให้ลูกค้า คุณยังสามารถตอบคำถามของลูกค้าได้ทันที แทนที่จะส่งอีเมลทีละฉบับ หรือส่งอีเมลกลับไปกลับมาเพื่อหาเวลาที่ดีที่สุดสำหรับการพบปะกับลูกค้า นอกจากนี้ยังมีการฝึกอบรมพนักงานอัตโนมัติ และโปรแกรมการเตรียมความพร้อม ซึ่งสามารถดำเนินการด้วยตนเอง และดำเนินการให้เสร็จสิ้นได้เร็วขึ้น

สิ่งเล็กๆ น้อยๆ เพิ่มขึ้น และสามารถลดการทำงานล่วงเวลาได้มาก สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าทีมของคุณใช้เวลาส่วนใหญ่ในหน้าที่ความรับผิดชอบที่แท้จริง และมีเครื่องมือที่จำเป็นในการทำงานให้ดีที่สุด หากทีมของคุณใช้ซอฟต์แวร์เก่าที่เชื่องข้า แก้ปัญหาการเปลี่ยนกะงาน หรืออุปกรณ์เก่าๆ ก็ถึงเวลาแทนที่พวกเขาด้วยสิ่งที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

 

3. ติดตามและระบุรูปแบบการทำงานล่วงเวลา

การจ่ายเงินเดือนไม่ควรเป็นเรื่องน่าตกใจ แทนที่จะรู้สึกประหลาดใจกับการทำงานล่วงเวลาของพนักงานในแต่ละงวดการจ่ายเงิน ให้ตรวจสอบการทำงานล่วงเวลาของพนักงานก่อนที่จะเริ่ม แอปการจัดตารางเวลา และเครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการงานในปัจจุบัน ช่วยให้นายจ้างสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนการติดตามชั่วโมงของพนักงานได้ หากพนักงานทำรายได้สูงสุดในรอบสัปดาห์ หรือทำงานเกินค่าเฉลี่ยปกติการรู้ล่วงหน้าจะทำให้คุณมีเวลาปรับเปลี่ยนตารางเวลา

การติดตามชั่วโมงการทำงานไม่สำคัญเท่านั้น แต่ยังรวมถึงรายได้จากการทำงานล่วงเวลาของพนักงาน และความถี่ในการทำงานด้วย Forbes รายงานว่ามีพนักงานเพียง 21% กล่าวว่าพวกเขามีส่วนร่วมอย่างมากในการทำงาน มีโอกาสที่พนักงานกลุ่มเล็ก ๆ จะทำงานล่วงเวลาเป็นส่วนใหญ่

ย้อนกลับไปดูบัญชีเงินเดือนพนักงานของคุณ และประเมินข้อมูลบัตรลงเวลาอย่างรอบคอบ มีบางช่วงเวลาของปี เช่น ช่วงวันหยุด ซึ่งโดยทั่วไปแล้วการทำงานล่วงเวลาจะสูงและหลีกเลี่ยงไม่ได้? คนกลุ่มเดียวกันทำงานล่วงเวลามากขึ้นในแต่ละกะหรือไม่? จากนั้นเปรียบเทียบงบประมาณแรงงานที่วางแผนไว้กับงบประมาณแรงงานจริงของคุณ การจัดตารางเวลาพนักงานของคุณถูกต้อง และตรงกับงบประมาณของคุณในความเป็นจริงหรือไม่หรือต้องมีการปรับเปลี่ยนบ้างหรือไม่?

 

4. ฝึกอบรมพนักงานของคุณ

“จุดเดียวของความล้มเหลว” เป็นส่วนหนึ่งของระบบที่จะทำให้ระบบหยุดทำงานทั้งหมด หากพนักงานคนใดคนหนึ่งมีทักษะมากที่สุด หรือมีประสบการณ์มากที่สุดพวกเขาก็น่าจะเป็นคนที่เก็บเล็กผสมน้อยไปได้ พวกเขาทำงานล่วงเวลามากที่สุด เพราะหากไม่มีพวกเขาธุรกิจของคุณก็ต้องหยุดชะงัก

หากคุณสังเกตเห็นพนักงานคนหนึ่งได้รับค่าล่วงเวลามากที่สุด หรือหากพวกเขาเป็นเพียงคนเดียวที่สามารถทำงานนี้ได้ แสดงว่าความเหนื่อยหน่ายกำลังใกล้เข้ามาแล้ว จะเกิดอะไรขึ้นถ้าพนักงานคนนั้นโทรมาป่วย? จะเป็นอย่างไรหากพวกเขาลาพักร้อน หรือเข้ารับตำแหน่งใหม่ และลาออกจากบริษัทของคุณ?

การกระจายความรับผิดชอบ และความเชี่ยวชาญในทีมของคุณทั้งหมด เป็นอีกวิธีหนึ่งในการลดการทำงานล่วงเวลา แทนที่จะพึ่งพาพนักงานที่มีทักษะเพียงคนเดียวให้ฝึกสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ให้ก้าวเข้ามาและรับภาระ

 

 

5. ลองใช้ตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นเพื่อลดการทำงานล่วงเวลา

งานที่ดีที่สุดไม่ได้เกิดขึ้นแค่ช่วงเวลา 9-5 ไม่จำเป็นต้องเกิดขึ้นในสำนักงานด้วยซ้ำ พนักงานกว่าครึ่งรายงานว่าหากต้องการทำงานให้เสร็จ พวกเขาต้องการ และทำงานจากที่บ้านมากกว่าที่สำนักงาน

การวิจัยแสดงให้เห็นซ้ำแล้วซ้ำอีกว่า ตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นเป็นประโยชน์ต่อทั้งนายจ้าง และลูกจ้าง พนักงานที่มีตารางเวลาที่ยืดหยุ่นจะมีประสิทธิผลมากขึ้นในช่วงเวลาที่พวกเขาทำงาน และใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะช่วยลดโอกาสในการทำงานล่วงเวลา หรือไม่ทำงานให้เสร็จตามกำหนด สำหรับนายจ้างการอนุญาตให้พนักงานสื่อสารทางไกลสามารถประหยัดเงินได้ในแต่ละปี

การจัดตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นอาจไม่ได้ผลกับทุกธุรกิจ และไม่ใช่ทุกคนที่จะต้องทำงานจากที่บ้าน การให้พนักงานทดลองใช้การสื่อสารทางไกล หรือเวลาการทำงานที่ยืดหยุ่นสามารถช่วยลดการทำงานล่วงเวลาได้

 

 


6. จำกัดการทำงานล่วงเวลา 

ในขณะที่ค่าจ้างล่วงเวลาจะเกิดขึ้นสำหรับพนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้นเมื่อทำงานถึง 48 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นก็ตาม ค่าล่วงเวลาเป็นตัวเลขที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในรายการต้นทุนแรงงานของคุณ แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นวงจรที่ไม่สิ้นสุด นายจ้างมีอำนาจกำหนดจำนวนชั่วโมงทำงานล่วงเวลาของพนักงาน ที่จะทำงานล่วงเวลาหรือไม่ได้รับอนุญาตให้ทำงานได้

กำหนดจำนวนชั่วโมงทำงานล่วงเวลารายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายปีที่ธุรกิจของคุณสามารถจ่ายได้ต่อพนักงาน อาจอยู่ที่ใดก็ได้ตั้งแต่สองชั่วโมงต่อเดือน ถึง 30 ชั่วโมงต่อปี พยายามสร้างให้มีพื้นที่เพียงพอ เพื่อที่ว่าหากพนักงานจำเป็นต้องเสนอขายและทำงานล่วงเวลามากขึ้นก็สามารถทำได้ แต่ไม่มากเกินไปจนทำให้รู้สึกว่าการทำงานล่วงเวลาเป็นเรื่องธรรมดา การทำงานล่วงเวลาสูงสุดจะช่วยให้มั่นใจได้ว่างานจะกระจายไปในหมู่ทีมของคุณอย่างเท่าเทียมกันมากขึ้น และทุกคนมีโอกาสทำงานล่วงเวลาได้หากพวกเขาพอใจกับค่าจ้างพิเศษ

แต่อย่าลืมว่าพนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้นจะต้องได้รับค่าจ้างล่วงเวลาทุกชั่วโมงที่ทำงานเกิน 48 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ แม้ว่าคุณจะกำหนดขีดจำกัดอย่างเป็นทางการ สำหรับชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาของพนักงาน แต่ถ้าพนักงานทำงานมากกว่า 48 ชั่วโมงในหนึ่งสัปดาห์พวกเขายังต้องได้รับค่าจ้างคนละครึ่ง การจำกัด การทำงานล่วงเวลาควรได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง แต่อย่าตัดสิทธิ์ไม่ให้คุณจ่ายค่าล่วงเวลาเลย

 

 

7. จัดพนักงานตามความต้องการ

โดยทั่วไปวงจรการทำงานล่วงเวลาที่ไม่มีที่สิ้นสุด จะปรากฏขึ้นในสองสถานการณ์: เมื่อความต้องการมีมากกว่าแรงงาน หรือเมื่อพนักงานมีกำหนดเวลาที่ไม่เหมาะสม ความต้องการสามารถเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วในช่วงฤดูกาลที่วุ่นวาย และเมื่อธุรกิจของคุณกำลังเติบโตอย่างรวดเร็ว ผลกำไรที่เพิ่มขึ้นเป็นข่าวดีสำหรับเจ้าของธุรกิจเสมอ แต่ไม่ใช่ หากรายได้ของคุณจะไปจ่ายให้พนักงานโดยตรงสำหรับค่าล่วงเวลา และค่าใช้จ่ายด้านสุขภาพ การทำงานล่วงเวลามากเกินไปไม่ดีต่อทุกคน และนำไปสู่ความเหนื่อยหน่าย และการลาออกของพนักงานในอัตราที่สูง ข้อใดคุ้มค่ากว่าที่จะจ้างพนักงานใหม่เพื่อเสนอขายในเวลาไม่กี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ตามความจำเป็น หรือจ่ายค่าล่วงเวลา และสูญเสียพนักงานที่ดีที่สุดของคุณ? หากเป็นปัญหาตามความต้องการให้พิจารณาจ้างความช่วยเหลือเพิ่มเติม

แต่การจัดพนักงานให้ตรงกับความต้องการ ไม่ได้หมายความว่าจะจ้างเพิ่มโดยอัตโนมัติ อีกวิธีที่ดีในการลดการทำงานล่วงเวลา คือการเรียนรู้วิธีจัดตารางเวลาอย่างชาญฉลาด การจัดตารางเวลาอย่างชาญฉลาดช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณจะมีพนักงานในจำนวนที่เหมาะสม เมื่อมีงานยุ่ง และคุณจะไม่คิดมากเกินไปเมื่อสิ่งต่างๆ ช้า ตรวจสอบการจัดการพนักงาน หรือซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาของคุณเพื่อดูว่าความต้องการและจำนวนพนักงานในปัจจุบันมีความแตกต่างกันอย่างไร คุณจ่ายเงินให้กับพนักงานจำนวนมากเกินไปที่ไม่จำเป็นตลอดเวลาหรือไม่? หรือคุณจ่ายค่าล่วงเวลาให้กับพนักงานเมื่อต้องการพนักงานเพิ่มขึ้นหรือไม่?

 

 

8. กำหนดนโยบายการทำงานล่วงเวลาอย่างเป็นทางการ

ในที่สุดก็ถึงเวลาเขียนทุกอย่าง นโยบายการทำงานล่วงเวลาควรรวมถึงวิธีที่คุณจะดำเนินการทั้งหมดข้างต้นและอื่น ๆ ในขณะที่คำนึงถึงกฎหมายท้องถิ่นของรัฐและรัฐบาลกลางให้กำหนดวิธีที่คุณวางแผนที่จะชดเชยชั่วโมงทำงานล่วงเวลา หากคุณใช้เงื่อนไขทางกฎหมายใด ๆ ในนโยบายของคุณอย่าลืมกำหนดเงื่อนไขเหล่านี้

นโยบายการทำงานล่วงเวลาที่ดี ยังรวมถึงกฎหรือขั้นตอนใหม่ๆ ที่จะช่วยให้การทำงานล่วงเวลาอยู่ภายใต้การควบคุม สิ่งสำคัญที่สุดคือตัดสินใจว่าใครเป็นผู้อนุมัติการทำงานล่วงเวลา และพนักงานควรปรึกษาเรื่องการทำงานล่วงเวลากับผู้จัดการของตนอย่างไร กำหนดความคาดหวังสำหรับทั้งหัวหน้างาน และพนักงานแต่ละคน สื่อสารถึงวิธีที่คุณวางแผนที่จะช่วยให้ทุกคนปฏิบัติตามขีดจำกัด หรือข้อจำกัด ในการทำงานล่วงเวลาใหม่ๆ ท้ายที่สุด นโยบายการทำงานล่วงเวลาของคุณควรเขียนให้ตรงกับความต้องการของธุรกิจ และกำหนดขอบเขตที่ชัดเจนสำหรับทุกคน หากคุณมีคำถามเกี่ยวกับกฎหมายแรงงาน หรือการเขียนนโยบายการทำงานล่วงเวลาคุณควรปรึกษาทนายความด้านกฎหมายแรงงานเสมอ

 

9. ใช้ HRMS เพื่อจัดการคำขอทำงานล่วงเวลา

เมื่อคุณไม่สามารถหลีกเลี่ยงการทำงานล่วงเวลาได้ ให้ใช้แอปพลิเคชัน HRMS ดีๆ เช่น Weladee พนักงานของคุณขอ OT จากนั้นผู้จัดการจะอนุมัติหรือปฏิเสธ คุณตั้งกฎคุณเก็บมุมมองแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับสถานการณ์ OT และคุณจะได้รับการรายงานที่สมบูรณ์

พนักงานของคุณจะสามารถเข้าถึงนโยบายการทำงานล่วงเวลาของคุณได้ พวกเขาจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับ OT ของพวกเขา ที่ได้รับการอนุมัติ หรือปฏิเสธทางโทรศัพท์มือถือ พวกเขาจะได้รับการเข้าถึงสถานะ OT ได้ตลอดเวลา

 

 

1. กดปุ่ม + เพื่อขอทำงานล่วงเวลา



2. เลือกวันที่ที่ต้องการจะขอทำงานล่วงเวลา



 

3. ระบุช่วงเวลาที่ต้องการขอทำงานล่วงเวลา



 

4. เลือกชนิดงานล่วงเวลา



This article in English: Reduce employee's overtime


ความคิดเห็น

โพสต์ยอดนิยมจากบล็อกนี้

4 เคล็ดลับสำหรับ HR ในการตอบสนองคำขอ WFH ของพนักงาน

ปัจจัยแบรดฟอร์ดในการวัดการขาดงาน

คุณสมบัติการทำงานจากที่บ้านที่พัฒนาใน HRMS