คำแนะนำทีละขั้นตอนในการเบิกค่าใช้จ่ายของพนักงาน

ค่าใช้จ่ายของพนักงาน

ในกรณี เช่น การประชุมลูกค้า และการจัดหาเครื่องใช้สำนักงาน พนักงานอาจต้องใช้เงินสดส่วนตัว และบัตรเครดิตของตนเองเพื่อชำระค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น จากการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจในฐานะตัวแทนขององค์กร

การจ่ายเงินเหล่านี้โดยพนักงาน ถือว่ามีสิทธิ์ได้รับการชดใช้ค่าใช้จ่าย ผลตอบแทนที่เป็นตัวเงินดังกล่าว จะจ่ายคืนให้กับพนักงานเพื่อชดเชยค่าใช้จ่ายส่วนตัวที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติหน้าที่ในนามของนายจ้าง และเป็นสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับการคำนวณค่าจ้างประจำของพวกเขา

เป้าหมายสุดท้ายของการชำระคืนค่าใช้จ่าย คือเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับงานได้รับการจัดการ และตัดสินด้วยประสิทธิภาพ ความถูกต้อง และความรับผิดชอบต่อความพึงพอใจของทั้งนายจ้าง และลูกจ้าง

นี่คือคำแนะนำเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด สำหรับการประมวลผลการชำระเงินคืนของพนักงาน สำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ และโซลูชั่นที่นำเสนอเพื่อจัดการการเบิกค่าใช้จ่ายด้วยโซลูชัน HRMS

 

---

1. จัดทำนโยบายสำหรับกระบวนการเบิกจ่ายค่าใช้จ่าย

กำหนดนโยบายการชำระเงินคืนค่าใช้จ่ายที่ง่ายต่อการปฏิบัติ และอธิบายอย่างชัดเจนเพื่อแจกจ่าย และสื่อสารกับพนักงานของคุณภายใน รายละเอียดที่สำคัญที่ควรได้รับการแก้ไขและกำหนดไว้ ได้แก่ ค่าใช้จ่ายที่มีสิทธิ์ได้รับการชำระเงินคืน หลักเกณฑ์ในการส่งเบิกค่าใช้จ่าย และระยะเวลาในการชำระเงินคืน

หากพนักงานต้องได้รับการอนุมัติล่วงหน้า สำหรับการซื้อในนามขององค์กรล่วงหน้า ให้แจ้งให้ทราบอย่างชัดเจน เพื่อประโยชน์สูงสุดทั้งสองฝ่าย ที่จะต้องลงรายละเอียดในนโยบายของคุณให้มากที่สุด เท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่พนักงานใช้ดุลยพินิจของตนเองในการตัดสินใจ ว่าอะไรคือค่าใช้จ่ายที่ทำให้มีการเบิกเงินคืนของพวกเขาถูกปฏิเสธเมื่อพบว่าค่าใช้จ่ายไม่อยู่ภายใต้ขอบเขตของนโยบายของบริษัท

นอกจากนี้ ภายในนโยบายของคุณ โปรดระบุจุดติดต่อ หากพนักงานมีคำถาม หรือข้อกังวลใดๆ

 

2. กำหนดค่าใช้จ่ายที่พนักงานสามารถเบิกคืนได้

กำหนดกฎเกณฑ์ที่ชัดเจน ว่าการซื้อใดที่มีคุณสมบัติเป็นการขอเบิกค่าใช้จ่ายที่ถูกต้อง การชำระเงินคืนที่มีสิทธิ์ โดยทั่วไป จะรวมถึงการเดินทาง และที่พัก เครื่องใช้สำนักงาน ค่าโทรศัพท์มือถือ และค่าใช้จ่ายในการให้ความบันเทิงแก่ลูกค้า สิทธิประโยชน์ของพนักงานเช่ นบัตรโดยสาร และการเป็นสมาชิกฟิตเนส อาจเสนอให้พนักงานเป็นผลประโยชน์ของบริษัท หากเป็นเช่นนั้น ขอแนะนำให้แจ้งจำนวนเงินที่นายจ้างให้สิทธิ์ ที่จะคืนเงินให้บางส่วนไปจนถึงการชำระเงินคืนเต็มจำนวน

 

3. สร้างระบบการรวบรวมการเบิกค่าใช้จ่ายของพนักงาน

พนักงานควรยื่นรายงานการเบิกคืนค่าใช้จ่าย และดำเนินการให้เสร็จสิ้น และส่งไปยังแผนกทรัพยากรบุคคล เพื่อขออนุมัติหลังจากเกิดค่าใช้จ่ายแล้ว ตามหลักเกณฑ์นโยบายของบริษัท ของคุณ ให้แจ้งข้อมูลที่จำเป็นเมื่อส่งคำขอเบิกค่าใช้จ่าย และรายงานข้อมูลที่ควรรายงาน ได้แก่ จำนวนเงินทั้งหมดของการซื้อ วันที่ซื้อ ชื่อผู้ขาย / ซัพพลายเออร์และคำอธิบายของสินค้า และบริการที่ซื้อ

นอกจากนี้ พนักงานจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจัดทำบันทึกที่สนับสนุนการขอเบิกให้บริษัท ตรวจสอบ และอนุมัติ บันทึกที่ได้รับอนุญาต ได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต ต้นขั้ว ตั๋ว และบันทึกยานพาหนะ ในการจัดระเบียบสิ่งต่างๆ ให้สร้างระบบส่วนกลางสำหรับการส่งค่าใช้จ่าย รวมถึงกระบวนการในการอัปโหลด และส่งหลักฐานการชำระเงินไม่ว่าจะในรูปแบบทางกายภาพ หรือโดยการสแกนสำเนาใบเรียกเก็บเงิน

ทำให้กระบวนการเรียบง่าย คล่องตัว และเป็นดิจิทัลมากที่สุด เพื่อลดระยะเวลาที่พนักงานของคุณใช้ในการส่งค่าใช้จ่าย

เราขอแนะนำให้คุณใช้โมดูลการคืนเงินค่าใช้จ่ายของ Weladee

 

4. ตรวจสอบความถูกต้องของค่าใช้จ่าย

กำหนด และแจ้งกำหนดเวลาสำหรับการส่งรายงานค่าใช้จ่าย เช่น การส่งคำขอคืนเงินค่าาใช้จ่าย อย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ก่อนวันจ่ายที่กำลังจะมาถึง เพื่อให้พนักงานได้รับการอนุมัติสำหรับคำขอเบิกของพวกเขา และดูการชำระเงินคืนในรอบการจ่ายนั้น ให้เวลาตัวเองมากพอในการตรวจสอบรายงานค่าใช้จ่าย และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นไปตามหลักเกณฑ์ของนโยบาย ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถปรึกษากับพนักงานได้ หากมีเอกสารสูญหาย หรือไม่สมบูรณ์ ค่าใช้จ่ายนอกนโยบาย และความคลาดเคลื่อนอื่นๆ

 

5. ชำระเงินคืนภายในระยะเวลาที่กำหนด

แจ้งให้พนักงานทราบว่า จะได้รับการชำระเงินจากบริษัทเมื่อใด กำหนดกระบวนการที่ชัดเจนและโปร่งใส โดยแจ้งกำหนดการที่คาดว่าจะได้รับการชำระเงินคืน แจ้งวิธีที่พวกเขาจะได้รับการชำระเงิน ไม่ว่าจะเป็นการฝากโดยตรง หรือเช็ค รวมถึงวิธีที่พวกเขาจะเห็นบันทึกการยืนยันการชำระเงิน (เช่น ใบแจ้งยอดเกี่ยวกับการจ่ายเงิน) เพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิง

เมื่อพูดถึงการจ่ายเงินให้กับพนักงาน ความโปร่งใสในกระบวนการเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้สิ่งต่างๆ ดำเนินไปอย่างราบรื่น คุณสามารถป้องกันความยุ่งยากที่เกิดจากการชำระเงินล่าช้าได้อย่างง่ายดาย โดยดำเนินการคืนเงินให้ตรงเวลา และเชื่อถือได้ หากพนักงานของคุณจ่ายเงินออกจากกระเป๋าของตัวเอง และได้รับเงินคืนล่าช้า ในภายหลังอาจทำให้เกิดความรู้สึกไม่ดีต่อบริษัทของคุณโดยไม่จำเป็น คุณสามารถสร้างผลกระทบเชิงบวกต่อประสบการณ์ของพนักงานผ่านวิธีที่คุณจัดการกับการจ่ายเงินคืน - การทำเช่นนี้สะท้อนกลับมาที่คุณเป็นอย่างดีในฐานะนายจ้างที่มีเกียรติ และมีน้ำใจที่ให้ความสำคัญกับบุคลากร

 

โซลูชั่น HRMS กับ Weladee

 

Weladee เป็นโซลูชั่นในระบบคลาวด์ที่ใช้งานง่าย ในการจัดการการคืนเงินค่าใช้จ่ายให้กับพนักงานของคุณ

กำหนดกฎให้พนักงานขอเงินคืนด้วยการสแกนใบเรียกเก็บเงินของพวกเขา ผู้จัดการ แผนกทรัพยากรบุคคลสามารถปฏิเสธ หรืออนุมัติ

ทั้งหมดทำได้บนแอปพลิเคชั่นมือถือ (Android) และด้วย เทเลแกรม (Android และ iOS)

 

 

 This article in English: The Step by Step Guide to Employee Expense Reimbursement