แผนกทรัพยากรบุคคลและแฟ้มพนักงาน

แผนกทรัพยากรบุคคลและแฟ้มพนักงาน

แฟ้มพนักงาน


ข้อกำหนดในการเก็บบันทึก อาจทำให้เกิดความสับสน เนื่องจาก มีข้อบังคับมากมายที่ควบคุมลักษณะบางประการของการเก็บบันทึก และการเก็บรักษาบันทึกของนายจ้าง

หน่วยงานของรัฐบาลหลายแห่งไม่เพียงแต่มีข้อกำหนดในการเก็บบันทึกของตนเองเท่านั้น แต่ยังต้องพิจารณากฎเกณฑ์ และข้อบังคับของแต่ละท้องถิ่น บทบัญญัติบางประการ ใช้กับนายจ้างส่วนใหญ่ทั้งหม ดในขณะที่ข้อกำหนดอื่นๆ ใช้กับผู้รับเหมา และผู้รับเหมาช่วงของรัฐบาลเป็นหลัก นอกจากนี้ภาระหน้าที่ส่วนใหญ่เหล่านี้ขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงานในบริษัท

 

บทบาทของแผนกทรัพยากรบุคคล

แผนกทรัพยากรบุคคลสร้าง และรับบันทึกจำนวนมาก และเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล ที่จะต้องสร้างกรณีทางธุรกิจที่แข็งแกร่ งสำหรับการใช้โปรแกรมการจัดการบันทึกที่ครอบคลุม สาเหตุสำคัญ ได้แก่:


  • การควบคุมการสร้า งการเติบโต และการเข้าถึงบันทึกของบริษัท
  • ลดต้นทุนการดำเนินงาน และการจัดเก็บ
  • การปรับปรุงประสิทธิภาพ และประสิทธิผล ตลอดจนรูปลักษณ์ของสำนักงาน
  • ช่วยในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และลดความเสี่ยงในการดำเนินคดี
  • การปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของพนักงาน
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถเข้าถึงบันทึกได้อย่างง่ายดายตามต้องการ

โดยทั่วไปแล้วหน้าที่ของแผนกทรัพยากรบุคคลภายในองค์กร จะมีหน้าที่หลักในการเก็บบันทึก และเก็บรักษา / กำจัดบันทึกที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน กฎหมายที่ใช้บังคับมักจะกำหนดโทษทางแพ่ง และในบางกรณี มีทั้งความรับผิดส่วนบุคคล และความผิดทางอาญา นอกจากนี้ การรักษาบันทึกการจ้างงานมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการป้องกันการฟ้องร้องดำเนินคดีที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน ในความเป็นจริงนายจ้างสามารถถูกฟ้องในข้อหาทำลายบันทึกการจ้างงานโดยมิชอบ ภายใต้ทฤษฎีการบิดเบือนหลักฐาน เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่า แผนกของตนมีขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพในการสร้าง และรักษาบันทึกที่จำเป็น

 

แนวทางการพัฒนานโยบาย

นโยบายการบันทึกในสถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพ คือต้นฉบับสำหรับการปฏิบัติตามกฎหมา ยและข้อบังคับของรัฐบาล ตลอดจนแนวทางปฏิบัติสำหรับการจัดการ และการเก็บรักษาบันทึกที่สม่ำเสมอ และมีประสิทธิผล ควรพิจารณาองค์ประกอบหลักหลายประการในการพัฒนาการนำไปใช้ และการดูแลรักษานโยบายบันทึกสถานที่ทำงาน


คำจำกัดความของ "บันทึก"

กำหนดความหมายของ "บันทึก" ให้ชัดเจน เพื่อให้เอกสารที่เหมาะสมอยู่ภายใต้นโยบาย โดยทั่วไปแล้ว บันทึกจะไม่รวมร่าง หรือเอกสารที่อยู่ระหว่างดำเนินการ เป็นเอกสารเวอร์ชันสุดท้ายเท่านั้น

กำหนดการเก็บรักษา

ระบุระยะเวลาการเก็บรักษาสำหรับเอกสารแต่ละประเภท บันทึกบางอย่างอาจอยู่ภายใต้กฎหมายมากกว่าหนึ่งฉบับ อย่างไรก็ตามระยะเวลาในการเก็บรักษามักจะแตกต่างกันไปทำให้โดยทั่วไป แนะนำให้เก็บรักษาข้อมูลไว้เป็นระยะเวลานานที่สุด บันทึกที่เกี่ยวข้องกับการเรียกร้องหรือการฟ้องร้องที่รอดำเนินการ ควรเก็บรักษาไว้จนกว่าเรื่องจะได้รับการแก้ไขอย่างสมบูรณ์ สามารถดูสรุปข้อกำหนดการเก็บรักษาบันทึกของรัฐบาลได้ในแหล่งข้อมูลการปฏิบัติตามข้อกำหนดออนไลน์ของ HRMS

การเข้าถึง

จำกัดการเข้าถึง เฉพาะผู้ที่มีความต้องการทางธุรกิจที่ถูกต้องตามกฎหมาย กฎหมาย เช่น Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) และกฎระเบียบเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวของข้อมูล มีข้อกำหนดเฉพาะสำหรับผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูล และวิธีการนำไปใช้ นอกจากนี้กำหนดสิทธิของพนักงานในปัจจุบัน และในอดีต ในการตรวจสอบและ / หรือคัดลอกข้อมูลภายในไฟล์บุคลากรของพวกเขา

การจัดเก็บและรูปแบบ

กำหนดตำแหน่งเฉพาะ ที่จะส่งบันทึกเพื่อเก็บรักษา ตลอดจนรูปแบบที่จะเก็บรักษาบันทึก

ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว

ตรวจสอบความปลอดภัยทางกายภาพของบันทึก ไม่ว่าจะจัดเก็บในรูปแบบเอกสาร หรือทางอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อป้องกันการรักษาความลับของบันทึกพนักงา นและความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่อยู่ในบันทึกนั้น ดูนโยบายการรักษาความลับของประวัติพนักงาน


การทำลายเอกสาร

ระบุวิธีกำจัดบันทึก เมื่อมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดการเก็บรักษา บันทึกที่มีข้อมูลที่เป็นความลับ ข้อมูลส่วนบุคคล หรือข้อมูลทางการเงิน ควรถูกทำลา หรือเผาเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของพนักงาน และเพื่อให้เป็นไปตามกฎหมายที่บังคับใช้

การดำเนินนโยบายที่สอดคล้องกัน และการตรวจสอบเป็นระยะ

กฎ และขั้นตอนการเก็บบันทึกจะต้องถูกนำมาใช้อย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนด ตรวจสอบนโยบาย และแนวปฏิบัติเป็นระยะ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อกำหนดภายในเป็นปัจจุบัน และมีการปฏิบัติตามอย่างถูกต้อง

 

การเก็บบันทึกการจ้างงาน

ไฟล์การจ้างงาน ประกอบด้วยเอกสาร และการดำเนินการสำหรับการจ้างงานของแต่ละตำแหน่ง รวมถึงโฆษณางาน ประวัติย่อ ใบสมัครงาน ใบสั่งงานที่ส่งไปยังหน่วยงานใดๆ การประเมินการสัมภาษณ์ การตรวจสอบข้อมูล อ้างอิงผลการตรวจร่างกาย ผลการทดสอบการจ้างงาน รายงานเครดิต เอกสารความถูกต้องของการทดสอบที่ใช้ในกระบวนการคัดเลือกข้อมูลผู้สมัคร การว่าจ้าง และข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ต้องเก็บรักษาบันทึกเหล่านี้ไว้สำหรับผู้สมัครที่ได้รับการว่าจ้างเช่นเดียวกับผู้ที่ไม่ได้รับการว่าจ้าง 

 

การบำรุงรักษาไฟล์พนักงาน

ไฟล์ของพนักงานควรเก็บไว้ในที่ปลอดภัย และเก็บเป็นความลับอย่างเคร่งครัด การเข้าถึงควรจำกัด เฉพาะผู้ที่มีความจำเป็นที่จะต้องทราบ หรือตามที่กฎหมายกำหนด ต้องเก็บรักษาบันทึกหลายประเภทตามข้อกำหนดเฉพาะ

บันทึกของพนักงานที่จะเก็บรักษาไว้ในไฟล์บุคลากร

บันทึกบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน และประวัติการจ้างงานควรเก็บรักษาไว้ในแฟ้มข้อมูลบุคลากรของพนักงาน บันทึกเหล่านี้ ได้แก่:


เอกสารก่อนการจ้างงาน

รวมถึงรายละเอียดงาน ใบสมัครงาน หรือประวัติย่อ จดหมายตกลงว่าจ้าง; ลงนามรับทราบการรับ และข้อตกลง กับคู่มือพนักงาน จรรยาบรรณ และนโยบายสำคัญอื่นๆ ของบริษัท และแบบฟอร์มแจ้งเหตุฉุกเฉิน เป็นต้น

เอกสารการจ้างงาน

 รวมถึงบันทึกที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงาน การเลื่อนตำแหน่ง และการโอนเงินค่าตอบแทนการประเมินผลการปฏิบัติงาน รางวัล หรือการอ้างอิงสำหรับการปฏิบัติงานที่ยอดเยี่ยม บันทึกการเข้า-ออกงาน และการเสร็จสิ้นโปรแกรมการฝึกอบรม คำเตือน และระเบียบวินัยที่เป็นทางการ บันทึกเกี่ยวกับการเข้า-ออกงาน หรือการมาสาย และสัญญา หรือลายลักษณ์อักษรใดๆ ข้อตกลงระหว่างลูกจ้างและนายจ้าง

การแยกเอกสารการจ้างงาน

รวมถึงการสัมภาษณ์การออกจากงาน รายการตรวจสอบ การแยกตัว หมายเหตุเกี่ยวกับเหตุผลในการแยกตัว จดหมายลาออก เอกสารการว่างงาน ข้อตกลงการเลิกจ้างทางจดหมายโต้ตอบ และข้อความอ้างอิง ดูนายจ้างควรรวมไฟล์ของพนักงานหลังจากสิ้นสุดการจ้างงานหรือไม่?

บันทึกที่จะเก็บรักษาแยกต่างหากจากไฟล์บุคลากร

ควรเก็บบันทึกของพนักงานบางอย่าง แยกต่างหากจากแฟ้มข้อมูลบุคลากรของพนักงานเพื่อปกป้องสิทธิความเป็นส่วนตัวของพนักงา นและเพื่อป้องกันนายจ้างจากความรับผิด ซึ่งรวมถึงประเภทของบันทึกต่อไปนี้:

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการร้องเรียน และการสอบสวน

รวมถึงการเรียกร้องภายใน การเรียกร้องของหน่วยงานของรัฐ และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการฟ้องร้อง ซึ่งจะถูกเก็บไว้ในแฟ้ม จนกว่าการเรียกร้องหรือการดำเนินคดีอื่นๆ จะได้รับการแก้ไขอย่างสมบูรณ์

 

 

การเก็บบันทึกอิเล็กทรอนิกส์

นายจ้างมักเลือกที่จะเก็บรักษาบันทึกด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ แทนที่จะเก็บไฟล์กระดาษ สิ่งนี้ช่วยลดความจำเป็นในการใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลทางกายภาพ สำหรับบันทึกการจ้างงานในช่วงหลายปี ซึ่งอาจช่วยประหยัดเงิน และเวลา นอกจากนี้การจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยให้ดึงข้อมูลได้ง่าย และช่วยให้สามารถเข้าถึงเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรต่างๆ อาจเลือกที่จะไม่ใช้กระดาษ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของความมุ่งมั่นในการพัฒนาอย่างยั่งยืน

นายจ้างมีทางเลือกในการสร้างกลยุทธ์การเก็บบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ และมีผู้จำหน่ายและแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์จำนวนมาก แนวทางการทำงานบนคลาวด์หรือ software-as-a-service (SAAS) ช่วยให้ บริษัท ต่างๆ สามารถดำเนินการตามกระบวนการใหม่ได้เร็วขึ้นอัปเดตซอฟต์แวร์ได้ง่ายขึ้น และขจัดภาระการสนับสนุนด้านเทคนิคจากแผนกทรัพยากรบุคคล ในกรณีนี้ เราขอแนะนำให้ใช้ Weladee ซึ่งเป็น HRMS ในระบบคลาวด์ที่มีฟังก์ชันการใช้งานมากมาย ในทางกลับกัน ผู้เชี่ยวชาญบางคนพบว่า ระบบส่วนตัวภายในองค์กรให้การควบคุมที่มากกว่า ในการกำหนดวิธีใช้จัดเก็บ และค้นหาข้อมูล .

 

คุณสมบัติของ Weladee


การเข้าถึงไฟล์บุคลากร

กฎหมายของรัฐหลายฉบับ กำหนดให้นายจ้างอนุญาตให้พนักงานปัจจุบันและ / หรืออดีตสามารถเข้าถึงเนื้อหาของไฟล์บุคลากรของตนได้ นายจ้างจำเป็นต้องเข้าใจข้อกำหนดของกฎหมาย ที่พนักงานของตนทำงาน และกำหนดเป็นการภายใน ว่าอนุญาตให้เข้าถึงอะไรได้บ้าง ในรัฐที่ไม่มีข้อกำหนดด้านกฎข้อบังคับ ข้อควรพิจารณาบางประการ ได้แก่:

  • จะให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ทั้งพนักงานปัจจุบัน และอดีตพนักงานหรือไม่?
  • พนักงานจะได้รับอนุญาตให้ถ่ายเอกสารในไฟล์ได้หรือไม่?
  • มีขั้นตอนอย่างไรสำหรับพนักงานในการคัดค้านข้อมูลที่พวกเขาเชื่อว่าไม่ถูกต้อง?
  • มีข้อจำกัด สำหรับข้อมูลที่เป็นความลับ เช่น การตรวจสอบอ้างอิงของนายจ้างเก่า และการสอบสวนที่เป็นความลับหรือไม่?
  • องค์กรควรจำกัดความถี่ในการเข้าถึงไฟล์ของพนักงาน เช่น จำนวนครั้งต่อปี หรือกรอบเวลาอื่นๆ หรือไม่

 

นายจ้างต้องการนโยบายที่ยืดหยุ่น ดังนั้น จึงใช้ได้กับพนักงานทุกคน ตัวอย่างเช่น ข้อความเช่น "การเข้าถึงไฟล์บุคลากรจะได้รับการจัดให้เป็นไปตามกฎหมายแรงงาน" เป็นสิ่งที่เหมาะสม

 

ความปลอดภัยของบันทึกการจ้างงาน

นายจ้างต้องใช้มาตรการป้องกัน เพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน การขโมยข้อมูลประจำตัว กลายเป็นปัญหาการหลอกลวงผู้บริโภคอันดับต้นๆ นายจ้างทุกคนเก็บรักษาบันทึกที่เสี่ยงต่อการถูกโจรกรรม และการใช้งานในทางที่ผิด ดังนั้นนายจ้างควรพัฒนากระบวนการที่ปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนนี้ของพนักงาน

 

This article in English: HR & Employee Files


ความคิดเห็น

โพสต์ยอดนิยมจากบล็อกนี้

4 เคล็ดลับสำหรับ HR ในการตอบสนองคำขอ WFH ของพนักงาน

ปัจจัยแบรดฟอร์ดในการวัดการขาดงาน

คุณสมบัติการทำงานจากที่บ้านที่พัฒนาใน HRMS